CASO: DEL PONY AL CABALLO... Implementación de un ERP en un Banco Comercial

Los acontecimientos se desarrollan en una de las oficinas del banco Pony-ahorrar ubicada en la ciudad de Bucaramanga; el cual lleva más de 30 años de fundado y acaba de migrar todas sus operaciones de un sistema que funcionaba individualmente a un ERP que ha integrado todas las áreas de la organización; todo esto debido a que desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio, con el fin de mejorar sus procesos clave y a través del cual los directivos de esta compañía esperan tener integradas todas las áreas, apoyando la generación de nuevos productos y manteniendo un adecuado nivel de servicio.

Martes 3 de Diciembre, 7:15 a.m….

“Ahora si nos llevo el que nos trajo”… fue el comentario del Negro Jorge Maldonado, Subgerente de la oficina, cuando vio el correo electrónico que habían enviado desde la dirección general del Banco Pony-ahorrar ubicada en la ciudad de Bogotá y en el que decía muy claramente que debido a las fallas presentadas en la implementación del nuevo sistema del pasado 2 de Diciembre, a partir de la fecha se debían ingresar dos veces cada operación realizada, tanto en el antiguo sistema como en el nuevo; esto con el fin de contar con un plan de contingencia que permitiera mantener actualizada la información hasta que se pudieran solucionar los inconvenientes. Adicionalmente se les comunicaba que debían asistir todo el fin de semana incluyendo el lunes festivo, a unas capacitaciones programadas con el fin de reforzar conocimientos sobre la operación del nuevo sistema y el manejo de contingencias.

Se quedan todos mirándose las caras y cada uno pensando para sus adentros lo que opinaban de la situación, hasta que uno de ellos se atreve a hablar:

- Tienen es pero huevo… fue el comentario de Edgar Lemus más conocido como el Abuelo y que trabajaba como Cajero Principal del banco desde hace 25 años… llevamos casi 24 horas trabajando gracias a las fallas del sistemita este que nos pusieron y todavía quieren que hagamos el trabajo dos veces, y fuera de eso que nos quedemos este fin de semana trabajando y con puente incluido… si me van a pagar las extras me quedo, si no me voy es como enfermando!!!.

- Si, esto es un abuso… replicó Rosita González quien hacía las veces de Cajera Auxiliar… esto nunca había sucedido en los 20 años que llevo en el banco, con el anterior sistema era demoradito y todo, pero no molestaba así.

- Ni modo Negrito, si hay que venir pues pa´ las que sea… fue el comentario de Camilo Chaparro más conocido como Metoteo gracias al exceso de peso que lo caracterizaba, quien llevaba solo 2 años en el banco y que se desempeñaba como Asesor Comercial… ya falte a clase en la universidad todos estos días, que mas da una día más y a las viejitas con que me iba este fin de semana para la Mesa, pues las llamamos y las cuadro para otro día…

- Claro, como usted no tiene hijos y su trabajo solo es hablar pendejadas pues no le importa, y nosotros que…???

- Usted cállese Abuelo que si no fuera por mí, no tendrían gente para atender en la fila; yo que culpa que ya le falle la memoria viejo care….!!

- Bueno, bueno…. No más… ya oyeron, los necesito a todos este fin de semana muy dispuestos y nada de escusas, recuerden que la jefe es una pantera y hay de que no vayamos… ojo abuelo con lo de enfermarse por que usted es una ficha clave en esta oficina y si usted no aprende a manejar las contingencias estamos fritos.

- Hay Negrito fresco… que eso después miramos a ver qué hacemos… tu tranquis….

En ese preciso momento ingresa Laura Acuña, más conocida entre los funcionarios del banco como la Barbie, una ejecutiva graduada de una de las mejores universidades del país, con mucha experiencia en el sector comercial, de un genio muy particular y que desempeña el cargo de Gerente de la oficina, quien convoca de inmediato a una reunión:

- Muchachos buenos días… vengo de una reunión que se acaba de realizar en las oficinas de presidencia con los consultores del proyecto, quienes nos informaron que la situación es complicada, los saldos no fueron afectados y en este momento toda la gente que efectuó retiros de dinero el día de ayer tiene los saldos intactos, de la gente que efectuó depósitos ni hablar, a las personas que pagaron servicios públicos no se les generaron las notas crédito a favor de las entidades y ya empezaron a tomar medidas… a mí ya me cortaron el celular…, y a los poseedores de Certificados de Depósito a Termino se les triplicaron los rendimientos… es decir todo esta patas arriba; espero que aquí hayamos aplicado todas las contingencias para evitar que todo esto ocurra…. No?... a todas estas, a mi porque me cortarían el celular..… Jorge, verificaron que todo estuviera funcionando bien…?

- Este… mmmm…no doctora, aquí no aplicamos ninguna contingencia ayer por que el día que hicieron esa capacitación yo estaba de permiso por lo de la primera comunión de mi hija… recuerda que yo mismo le pedí el permiso… y usted me contesto “Claro Jorgito, la familia siempre esta primero”…

- Comooooo… pero Jorge usted sabía perfectamente que ese fin de semana eran las capacitaciones…

- Pero jefe, usted también sabía… entonces porque me dio el permiso…?

- Ahhhh, ahora le salí a deber al altanero este…. eso quiere decir señor Jorge que todo en esta oficina está despapayado…? Lo espero en mi oficina en cinco minutos con todos los reportes que se generaron para poder hacer esta validación y hay de que haya algo mal don Jorge porque lo paga con sangre… ahhh y se me olvidaba don Edgar por ahí en una hora vienen los del Jardín Infantil Michael Jackson, a hacer los depósitos esos de los que le hable… si recuerda?

- Huy pero doctora Laura, ya casi vamos a abrir al público y esos son más de 200 consignaciones y en moneda, y como ahora hay que meter cada operación dos veces me voy a tardar todo el día… quien va a atender a toda esa gente que viene hoy a cobrar pensiones y a pagar servicios…?

- Pues que los atienda Rosita o si no que esperen… pero yo no voy a echar para atrás ese negocito que hicimos con el Jardín Infantil, que mucho trabajo si me costo y que nos permitió cerrar el mes pasado positivos en la cuota de recaudos; eso sí, si llega el señor Garavito, me lo hace seguir sin esperar, recuerde que ese viejito tiene en esta oficina más de 500 millones de pesos y no podemos darnos el lujo de perderlo, los demás sí que se aguanten en la fila….

La Barbie se da la vuelta, camina hacia su oficina y cierra la puerta con un fuerte golpe; Jorge se queda muy preocupado bajo la mirada atónita de todos sus compañeros, mientras piensa que hacer para poder verificar las operaciones antes de ir a la oficina de su jefe… y dice:

- Muchachos… espero que ayer hayan realizado bien todo su trabajo y hayan aplicado los procesos de contingencia…

- Si jefe, pierda cuidado, yo revise todo eso esta madrugada antes de irme para mi casa a bañarme y cambiarme para venir nuevamente a trabajar.

- A bueno Camilo muchas gracias… y ustedes señores..?


Don Edgar y Rosita se quedan en silencio y miran para otro lado como si no fuera con ellos, mientras el Abuelo recuerda que el día que se hizo la capacitación prefirió conseguirse una excusa médica con un amigo suyo que trabaja en el seguro en vez de asistir; y rosita hace un gesto de negación con su cabeza….

El silencio se rompe con un grito de la Barbie:
Jorge que pasa… ya pasaron los cinco minutos lo estoy esperando….!!!!

Análisis de la Logística Personal

A continuación describiremos como se lleva a cabo el proceso logístico de abastecimiento de víveres en un hogar de estrato 4 de la ciudad de Floridablanca – Santander compuesto por 3 personas mayores de edad. Este análisis se enfocará en describir el área de almacenamiento, la infraestructura física, la rotación de inventarios, los controles sanitarios, el transporte y los puntos de abastecimiento.


Infraestructura Física

Este hogar cuenta con un espacio destinado específicamente para el almacenaje y preparación de los alimentos para el consumo del hogar; que tiene un área de 6 m² enchapada totalmente en donde se encuentran una estufa a gas, un horno a gas, un horno eléctrico, un equipo de refrigeración, un extractor de olores, un lavaplatos, un mesón de acero inoxidable, una cafetera, una licuadora, dos recipientes para depositar en uno desechos orgánicos y en el otro desechos inorgánicos, 2 tomacorriente dobles, una bombilla ahorradora de luz de 22 vatios, una sola puerta de acceso, una ventana para ventilación, un sifón de piso y 9 gavetas de madera, de las cuales solo 2 se destinan para el almacenamiento de los víveres.

Área de Almacenamiento

El área de almacenamiento se encuentra en un 50% destinada para guardar enseres como vasijas, cubiertos, platos, vasos, recipientes y ollas; el otro 50% se encuentra distribuido en un 20% para alimentos que no requieren refrigeración, otro 20% para alimentos que requieren refrigeración y congelación, y el restante 10% en víveres como galletas, pan, huevos, aceite, azúcar y café, que no son almacenados en las gavetas sino que se ubican sobre el mesón, la superficie de la nevera y el horno eléctrico en recipientes especiales que los protegen de insectos y la humedad.

Proceso de Abastecimiento

Este proceso en el hogar se lleva a cabo con una periodicidad semanal, siendo el domingo el día de abastecimiento. Para el abastecimiento no se realiza lista de mercado, ya que el ama de casa de este hogar realiza previo a la visita al supermercado un chequeo visual de los víveres en general. Esto se debe a que esta persona cuenta con una experiencia en este campo de más de 35 años tanto en el proceso de compra como en el proceso de preparación de los víveres para el consumo diario; representando una ventaja ya que tiene estandarizadas las cantidades que se van a utilizar durante la semana y tiene muy claro el punto de reorden de cada producto que se consume.
El transporte de los víveres se realiza en el vehículo de la familia y el espacio de carga es suficiente para el transporte de los mismos.
El hogar tiene tres punto de abastecimiento definidos; el primero es un supermercado de tipo Small ubicado a 2 kilómetros de distancia del hogar, que cuenta con parqueaderos propios, variedad de productos, precios cómodos y buena atención; aquí se compra el 90% de los víveres. El segundo es un supermercado de tipo Híper ubicado a 1.5 kilómetros de distancia del hogar, en donde se compran las carnes rojas y el pescado y que representa un 5%. El tercero es un local que funciona como punto de venta de todo tipo de carnes ubicado a 500 metros del hogar, en el cual se abastecen únicamente de pollo, y que representa el restante 5%.

Control de Roedores y Plagas

Este hogar tiene muy claro que la limpieza del sitio de almacenamiento es directamente proporcional a la posible aparición de focos de plagas y roedores. La limpieza del lugar se realiza diariamente en lo concerniente a superficies y utensilios que se utilizan en la preparación de los alimentos. Otras áreas de almacenamiento como la nevera y las gavetas, tienen programada una limpieza semanal.
También hay programada una fumigación cada cuatro meses, con el ánimo de reforzar el control sobre la posibles aparición de focos de insectos.

Que es Logística...???